Artikel 1: Algemeen

Deze gebruiksvoorwaarden ("Gebruiksvoorwaarden") beschrijven de voorwaarden waaronder gebruik mag worden gemaakt van de webapplicatie “SwingIT”.

Artikel 2: Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

Aanbieder: de persoon of het bedrijf die SwingIT uitbaat en verhuurt

Klant: een natuurlijke persoon (die geen consument is in de zin van het Wetboek Economisch Recht) of een rechtspersoon die een overeenkomst met de Aanbieder gesloten heeft betreffende het gebruik van SwingIT. De Klant zal steeds huidige Algemene Voorwaarden accepteren. Typisch is de Klant een school, instituut of een vereniging.

Logingegevens: login (e-mailadres) en paswoord om toegang te krijgen tot SwingIT. Deze vormen samen de Logingegevens.

Loginprocedure: door de Aanbieder voorgeschreven procedure waarmee de Klant toegang krijgt tot de Webapplicatie.

Lid/Leden: een natuurlijke persoon of een rechtspersoon die goederen of diensten afneemt van de Klant en in die hoedanigheid diensten ontvangt van de Klant. Typisch is dit een lid, ouder of docent van de school, instituut of vereniging.

Overeenkomst: het geheel van de voorwaarden waaronder de Klant gebruik mag maken van SwingIT en waarmee hij zich na de Registratie en na aanvaarding van de ‘Algemene Voorwaarden SwingIT’ expliciet akkoord verklaart. Deze Overeenkomst omvat (1) de genoemde Algemene Voorwaarden, (2) alle vermeldingen in en tijdens het proces dat leidt tot Registratie en (3) alle mogelijke richtlijnen en aanwijzingen die de Aanbieder zou geven om de goede werking en correct gebruik van SwingIT te verzekeren.

Registratie: het online invullen en doorgeven - door de Klant - van zijn gegevens en de aanvaarding van de ‘Algemene Voorwaarden SwingIT’ zodat de Overeenkomst tot stand komt met de Aanbieder.

SwingIT: de Webapplicatie en de technische infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt voor online inschrijvingen, leden beheer en communicatie met leden en docenten van de school, het instituut of de vereniging die er gebruik van maakt.

Vertrouwelijke Informatie: alle informatie van vertrouwelijke aard die de Aanbieder aan de Klant toevertrouwt of waarvan of waarover de Klant kennis krijgt in het kader van (1) ofwel de samenwerking van de Aanbieder en de Klant, (2) ofwel de communicatie van de Klant met werknemers, (3) ofwel op enige andere wijze, aangestelden of onderaannemers van de Aanbieder, ongeacht of deze informatie wordt verkregen in geschreven, mondelinge, grafische, elektromagnetische, gecodeerde, digitale of andere vorm en die betrekking heeft op SwingIT zelf, de gebruikte technieken of technologie, de producten, de diensten, de klanten en marketing, onderzoek en ontwikkeling of enige andere activiteit.

Webapplicatie: een software toepassing die via het internet gebruikt kan worden, mits gebruik van een geschikte webbrowser en waarvan de hosting en beschikbaarheid voorzien worden door de Aanbieder. Wordt eveneens als een cloud applicatie of als ‘software as a service’ omschreven.

Artikel 3: Aanvaarding van de ‘Algemene Voorwaarden’

Via Registratie kan de Klant de Webapplicatie gebruiken.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van SwingIT. Door het aanvaarden van de Algemene Voorwaarden via Registratie en akkoordverklaring is de Klant op de hoogte en akkoord met de Privacy Policy en Cookie Policy van SwingIT. Deze Algemene Voorwaarden, de Privacy Policy en de Cookie Policy zijn tevens te raadplegen, te downloaden en te printen op de website van SwingIT (swingit.be).

Artikel 4: Wijzigingen

De Aanbieder kan de onderhavige Algemene Voorwaarden en het product ‘SwingIT’ aanpassen indien de Webapplicatie en/of haar functionaliteiten wijzigt of indien er wijzigingen noodzakelijk zijn om de functionaliteit te vrijwaren:

De Aanbieder zal de Klant van een wijziging in de Algemene Voorwaarden en/of een vermindering in de functionaliteit van SwingIT informeren per e-mail of via vermelding in de Webapplicatie. Een dergelijke wijziging wordt onherroepelijk geacht aanvaard te zijn door Klant indien deze niet binnen de 5 werkdagen na de mededeling van de wijziging uitdrukkelijk en expliciet zijn weigering te kennen heeft gegeven en de Overeenkomst opzegt met onmiddellijke ingang. Deze kennisgeving geschiedt steeds op het in deze Algemene Voorwaarden vermelde adres.

De Aanbieder heeft te allen tijde het recht om SwingIT met onmiddellijke ingang aan te passen, alsmede om naar eigen inzicht updates en upgrades ter beschikking te stellen en/of door te voeren met onmiddellijke ingang en dus zonder voorafgaande kennisgeving aan Klant. De voorwaarde is wel dat deze wijzigingen geen vermindering van de functionaliteit met zich brengen. Binnen dat kader heeft de Aanbieder het recht de aangeboden functionaliteiten van tijd tot tijd aan te passen om deze te verbeteren of te wijzigen en om fouten te herstellen.

De Aanbieder kan ten slotte ieder aspect van de Algemene Voorwaarden of van SwingIT wijzigen met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande kennisgeving indien zou blijken dat om het even welk aspect van SwingIT of van de Algemene Voorwaarden in strijd zou (kunnen) zijn met geldende wetgeving of indien zou blijken dat een wijziging noodzakelijk is om de Klant, de Leden, of SwingIT te beschermen tegen om het even welk onheil i.v.m. het gebruik van SwingIT, zoals – maar niet beperkt tot – IT- aanvallen of virussen.

Artikel 5: Gebruiksrecht en beperkingen

De Aanbieder geeft de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om SwingIT te gebruiken tijdens de looptijd van de Overeenkomst. De Klant zal SwingIT enkel gebruiken voor online inschrijvingen, ledenbeheer en ledencommunicatie, en de verdere functionaliteit zoals aangeboden. 

De Klant mag SwingIT niet aan derden ter beschikking stellen, verkopen, verhuren, decompileren, onderwerpen aan reverse engineering of aanpassen zonder voorafgaande toestemming van de Aanbieder. Evenmin mag de Klant technische voorzieningen die bedoeld zijn om SwingIT te beschermen (laten) verwijderen of (laten) omzeilen.

Om van de Webapplicatie gebruik te kunnen maken, dient de Klant zelf en op eigen kosten zorg te dragen voor de daarvoor noodzakelijke apparatuur, systeemprogrammatuur en (internet)verbinding. 

Het gebruiksrecht van de Klant geldt enkel volgens de gekozen formule (gratis, starter, advanced, pro). Indien de Klant de formule wil wijzigen of extra diensten wil gebruiken, dan zal de maandelijkse abonnementskost aangepast worden

Artikel 6: Schorsing van het gebruiksrecht

De Aanbieder kan om gegronde redenen (bv niet tijdige betaling van een factuur) het gebruiksrecht eenzijdig schorsen, het gebruik beperken of de toegang tot de Webapplicatie geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of blijvend ontzeggen. De Aanbieder zal de Klant hierover informeren. In elk geval zal de Klant de mogelijkheid krijgen de opgeslagen gegevens te downloaden binnen een redelijke termijn die voldoende zal gecommuniceerd worden aan de Klant. De Aanbieder heeft geen enkele verplichting tot nakoming noch enige verplichting tot schadevergoeding in dergelijke gevallen. Elke aansprakelijkheid van de Aanbieder in deze is uitgesloten.

Artikel 7: Verantwoordelijkheid voor de gegevens

De Aanbieder neemt geen kennis van deze gegevens. De Klant is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die de Klant opslaat en uitwisselt via SwingIT rechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden. De Aanbieder is niet verantwoordelijk voor de juistheid van door de Klant ingevoerde gegevens.

Artikel 8: Geheimhouding Logingegevens

De Klant is verplicht de Logingegevens geheim te houden. De Aanbieder is niet aansprakelijk voor misbruik of verlies van Logingegevens en mag ervan uitgaan dat personen die inloggen met de Logingegevens daarvoor toestemming hebben van de Klant. Zodra de Klant weet of reden heeft om te vermoeden dat Logingegevens in handen van onbevoegden zijn gevallen, dient de Aanbieder hiervan onverwijld in kennis gesteld te worden.

Artikel 9: Vertrouwelijke Informatie

De Klant is ertoe gehouden:

Geen Vertrouwelijke Informatie ontvangen van de Aanbieder of over SwingIT mee te delen aan om het even welke derde partij;

De Vertrouwelijke Informatie met alle mogelijke middelen te beschermen en te beveiligen. Dit betekent minimaal dat de standaard wordt gehanteerd voor de bescherming van de Vertrouwelijke Informatie die Klant ook gebruikt voor zijn meest cruciale handelsgeheimen.       

De Klant zal op eerste verzoek van de Aanbieder alle Vertrouwelijke Informatie en alle eventuele kopieën ervan die in het bezit zijn van de Klant of om het even welke aangestelde of onderaannemer van de Klant teruggeven of vernietigen. Op eerste verzoek van de Aanbieder, zal de Klant een schriftelijke verklaring opmaken waarin Klant garandeert dat alle Vertrouwelijke Informatie waarover hij beschikte vernietigd of teruggegeven is.

Artikel 10: Prijzen, aanpassing van de prijzen en betaling

De Klant verbindt zich toe op voorhand de kwartaalfactuur te betalen. Deze betaling is volledig verworven door de Aanbieder bij de start van het kwartaal. In geen geval – ook niet bij vroegtijdige beëindiging van de Overeenkomst – is de Aanbieder gehouden tot enige terugbetaling van de abonnementskost. Na Registratie en aanvaarding van de onderhavige Algemene Voorwaarden en bij iedere stilzwijgende of uitdrukkelijke verlenging, zal de Klant de betreffende factuur van de Aanbieder ontvangen. De Klant betaalt deze factuur via overschrijving of online via de link bijgevoegd bij de factuur.

De Aanbieder behoudt zich het recht voor om jaarlijks nieuwe prijzen te bepalen die dan gelden voor iedere nieuwe Overeenkomst of iedere (stilzwijgende of uitdrukkelijke) verlenging van de Overeenkomst.

Behoudens andersluidend beding, zijn alle facturen betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na de uitgiftedatum van de factuur. Het bedrag van elke factuur dat niet volledig betaald is op de vervaldag wordt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een rente gelijk aan 1% per maand, waarbij elke begonnen maand beschouwd wordt als zijnde verlopen, en een forfaitaire vergoeding ten belope van 15% op het bedrag van de nog onbetaalde facturen, met een minimum van € 25,00. Bovendien is de Aanbieder gerechtigd de kosten voor ingebrekestelling en aanmaning aan te rekenen. In zoverre de Klant in gebreke blijft om één of meer uitstaande vorderingen ten aanzien van de Aanbieder te voldoen, kan de Aanbieder de uitvoering van haar Overeenkomsten met de Klant opschorten tot wanneer alle uitstaande rekeningen worden aangezuiverd inclusief de toegevoegde schadevergoeding, verwijlinteresten en herinneringskosten.

Artikel 11: Duur en stilzwijgende verlenging

De duur van de Overeenkomst bedraagt telkens 6 maanden. De Overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van telkens 6 maanden. behoudens schriftelijke opzegging tenminste 30 kalenderdagen voor het verstrijken van de lopende contractuele periode. De Klant blijft echter steeds gehouden tot betaling van de laatst lopende contractuele periode en dit niettegenstaande een eventuele schriftelijke opzegging door enerzijds de Aanbieder of anderzijds de Klant of enige andere wijze van voortijdige beëindiging.

Bij het einde van de Overeenkomst zal Klant de mogelijkheid krijgen de door hem opgeslagen gegevens op SwingIT te downloaden (via export naar excel) gedurende één maand. Gestockeerde foto’s (“avatars”), mails, SMS-en en communicatielogs kunnen niet gedownload worden.

Artikel 12: Gratis testperiode

De Klant kan op verzoek eenmalig en enkel indien hij nog niet eerder gebruik heeft gemaakt van SwingIT 30 dagen gratis gebruik maken van SwingIT. Na deze periode wordt de Klant die geen betalend abonnement wenst te nemen, beperkt in het gebruik van de Webapplicatie. Bij het einde van de gratis testperiode zal de Klant de mogelijkheid krijgen de door hem opgeslagen gegevens te downloaden (via export naar excel). Gestockeerde foto’s (“avatars”), mails, SMS-en en communicatielogs kunnen niet gedownload worden.

Artikel 13: Gratis starter database

De Klant kan via swingit.be een gratis starter SwingIT database aanmaken. Deze kan gebruikt worden door kleine scholen of verenigingen zoals vermeld op swingit.be. Bij niet gebruik van deze database gedurende 3 maanden kan de Aanbieder beslissen deze database te verwijderen. De Aanbieder zal de Klant hiervan op de hoogte stellen per e-mail. Indien deze e-mail niet wordt beantwoord binnen de 5 werkdagen kan de Aanbieder beslissen deze zonder verdere communicatie te verwijderen.

Artikel 14: Beëindiging van de Overeenkomst

Indien en voor zover een van de partijen de bepalingen van de Overeenkomst niet naleeft, heeft iedere partij het recht om de gesloten Overeenkomst eenzijdig en buitengerechtelijk te ontbinden voor zover (1) de partij aan wie de contractuele wanprestatie wordt verweten aangetekend in gebreke is gesteld en (2) laatstgenoemde partij binnen de week na verzending van de ingebrekestelling de bepalingen van de Overeenkomst nog steeds niet naleeft. Dit recht om tot buitengerechtelijke ontbinding over te gaan, doet geen afbreuk aan het recht om schadevergoeding te vorderen voor de contractuele wanprestatie.

Dit artikel doet geen afbreuk aan de bijzondere gevallen waarin beëindiging van de Overeenkomst mogelijk is.

Bij iedere vorm van beëindiging zal de Klant de mogelijkheid krijgen de door hem opgeslagen Documenten op SwingIT te downloaden (via export naar excel). Gestockeerde foto’s (“avatars”), mails, SMS-en en communicatielogs kunnen niet gedownload worden. 

Artikel 15: Aansprakelijkheid en vrijwaring

SwingIT is met de grootste zorg samengesteld. De Aanbieder kan echter niet garanderen dat SwingIT altijd zonder onderbreking, fouten of gebreken beschikbaar zal zijn of zal werken. De Aanbieder is niet aansprakelijk voor schade of letsel welke voortvloeit uit het gebruik van SwingIT. De Klant vrijwaart de Aanbieder voor alle mogelijke aanspraken van derden als gevolg van het gebruik van SwingIT, het niet of het op niet correcte wijze nakomen van wettelijke of contractuele verplichtingen jegens de Aanbieder, een andere Klant van de Aanbieder dan wel een derde. De Klant zal de Aanbieder alle schade en kosten vergoeden die de Aanbieder als gevolg van dergelijke aanspraken lijdt.

Wat de diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt de Aanbieder geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers bereid zijn te aanvaarden voor hun producten of diensten.

De feilloze werking van een computerconfiguratie (het geheel van hardware en software) kan nooit volledig worden gegarandeerd, dit zowel wegens externe factoren (stroomuitval of –storing, blikseminslag,…) als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie (defecten, netwerkstoringen, onontdekte fouten in systeem- en toepassingssoftware,…), zodat o.m. onverwacht verlies van programma’s en/of gegevens kan optreden. 

De aansprakelijkheid van de Aanbieder is beperkt tot de aansprakelijkheid die dwingend door de wet is opgelegd. De Aanbieder is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals onder andere verlies van data, onbeschikbaarheid van data, verlies van omzet, winstderving, .... De Aanbieder is evenmin aansprakelijk voor eventuele schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze Overeenkomst door de Klant, noch is de Aanbieder aansprakelijk voor gebreken die rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt worden door een daad van de Klant of van een derde, ongeacht of deze worden veroorzaakt door een fout of nalatigheid. Indien de aansprakelijkheid van de Aanbieder wordt weerhouden, is de Aanbieder maximaal gehouden tot de jaarlijkse abonnementsprijs.

De Aanbieder is in geen geval aansprakelijk voor eventuele rechtstreekse of onrechtstreekse schade aan de informatica-installatie of toestellen van de Klant die voortvloeit uit het gebruik van SwingIT. De Aanbieder wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van onderbreking, ook tijdelijk, van de diensten op en via SwingIT.

SwingIT is een hulpmiddel om het beheer van scholen, instituten en verenigingen te vergemakkelijken. Geenszins neemt de Aanbieder enige verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid op voor:

- De volledigheid van rekeningen of boekhoudkundige stukken van de Klant

- De juistheid en/of volledigheid van de toegepaste tarieven en verschuldigde belastingen

- De bewaring en het beheer van financiële gegevens gedurende de wettelijk opgelegde termijnen

- De naleving van enig aspect in de btw-wetgeving of enige andere wetgeving.

Ondanks de aangeboden hulpmiddelen blijft de Klant dus ten volle en uitsluitend aansprakelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetgeving omtrent zijn professionele activiteiten.

Artikel 16: Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten en/of vergelijkbare rechten op SwingIT, waaronder de onderliggende software, eventuele afbeeldingen, logo’s, merknamen, .. berusten uitsluitend en exclusief bij de Aanbieder, dan wel haar licentiegevers. De Klant zal de naam en reputatie van de Aanbieder te allen tijde in acht nemen en er zorg voor dragen dat haar gebruik van SwingIT op generlei wijze schade toebrengt aan de rechten en/of de reputatie van de Aanbieder.

Artikel 17: Domeinnaam

Indien de Klant een domeinnaam bestelt via de Aanbieder, dan komen de rechten verbonden aan deze domeinnaam uitsluitend toe aan de Klant. De Aanbieder staat als agent in voor het beheer van de domeinnaam voor zover de Klant hiertoe de verschuldigde jaarlijkse vergoeding betaalt aan de Aanbieder. Deze beheerovereenkomst is van onbepaalde duur en kan per aangetekende brief worden opgezegd uiterlijk één maand voor de verjaardag van de domeinnaamregistratie.

Artikel 18. Verwerking persoonsgegevens

Voor zover de Klant persoonsgegevens verwerkt op de server van de Aanbieder, heeft de Aanbieder de hoedanigheid van verwerker. De Klant heeft de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De Klant verklaart de verplichtingen die rusten op de verantwoordelijke voor de verwerking, opgenomen in deze wet, integraal na te leven.

In het kader van de diensten voor de Klant, verwerkt de Aanbieder persoonsgegevens van de door de Klant opgegeven contactpersonen. De contactgegevens van deze personen worden verwerkt voor het doeleinde ‘ledenbeheer’, i.e. om met de leden in contact te treden m.b.t. de diensten. De contactpersonen hebben een recht van toegang en verbetering m.b.t. hun gegevens.

Artikel 19. Referentie

De Klant gaat ermee akkoord dat hij door de Aanbieder wordt opgenomen in het referentieportfolio van de Aanbieder.

Artikel 20: Overmacht

De Aanbieder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of gebreken in de uitvoering van de Overeenkomst als deze vertragingen of gebreken het gevolg zijn van feiten of omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van één van de partijen, die niet te voorzien zijn en die niet vermeden kunnen worden (bv. telecommunicatieproblemen, bedrijfsstoornis of tekortkomingen vanwege leveranciers of onderaannemers van de Aanbieder). Op straffe van verval, is de partij die zich wil beroepen op dergelijke feiten of omstandigheden ertoe gehouden deze feiten of omstandigheden zo snel mogelijk schriftelijk aan de andere partij bekend te maken, alles in het werk te stellen om de duur ervan tot een redelijk minimum te beperken en de andere partij er eveneens schriftelijk van te verwittigen als deze feiten of omstandigheden beëindigd zijn. Indien deze feiten of omstandigheden langer dan 3 maanden duren, dan kan elke partij de Overeenkomst van rechtswege en per aangetekende brief opzeggen zonder dat daardoor enige schadeloosstelling verschuldigd zou zijn of enige verdere termijn in acht zou moeten worden genomen.

Artikel 21: Bewijs

De Klant aanvaardt dat de communicaties en de opgeslagen gegevens kunnen dienen als bewijs. 

Artikel 22: Afwijkingen van de Overeenkomst

Iedere mogelijke afwijking van deze Overeenkomst is slechts geldig indien deze schriftelijk wordt overeengekomen en ondertekend door alle partijen. Echter, het loutere feit dat een partij niet op ieder ogenblik op de volledige naleving van de Overeenkomst staat, leidt niet tot rechtsverwerking of verval van recht. Die partij kan nog steeds de volledige naleving van de Overeenkomst eisen.

Artikel 23: Afsplitsbaarheid

Als één of enkele bepalingen van deze Overeenkomst nietig worden bevonden en/of niet meer tegenstelbaar zijn, blijft deze Overeenkomst niettemin bestaan. De partijen moeten in een dergelijk geval ernaar streven om de nietige of niet-tegenstelbare bepaling te vervangen met een geldige en tegenstelbare bepaling die overeenstemt met de economische doelstellingen nagestreefd in en met deze Overeenkomst. De Aanbieder zal daartoe een voorstel aan de Klant richten.

Artikel 24: Overdraagbaarheid en relevante wijzigingen

Het is de Klant niet toegestaan de Overeenkomst over te dragen aan derden. Elke wijziging (zoals een naamswijziging, adreswijziging, ...) bij de Klant dient onmiddellijk gemeld te worden aan de Aanbieder.

Artikel 25: Kennisgevingen

Iedere kennisgeving in het kader van de Overeenkomst aan de Aanbieder zal steeds geschieden:

- Ofwel per e-mail op het volgende adres: info@swingit.be

- Ofwel per aangetekend schrijven op adres van de maatschappelijke zetel van de Aanbieder 

Artikel 26: Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

De rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen, de rechtbank van koophandel te Antwerpen, en het vredegerecht van het eerste kanton te Antwerpen zijn uitsluitend bevoegd voor elk geschil met betrekking tot deze Overeenkomst en de Aanbieder kan enkel voor deze rechtbanken worden gedagvaard. De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.